Les missions du Service Expertise et accompagnement en archivage

Le Service Expertise et accompagnement en archivage du CDG 13 vous propose ses compétences en matière de gestion des archives.

Ces missions sont réalisées dans l’ensemble des collectivités publiques du département : communes, établissements publics de coopérations intercommunales (EPCI), centres communaux d’actions sociales (CCAS), régies, sociétés d’économies mixtes (SEM), établissements publics, etc.

Adaptées à vos besoins afin d’assurer la pérennité de vos documents, mais également de mettre en place un système d’archivage cohérent, fonctionnel et réglementaire, ces missions peuvent consister dans :

  • le traitement de l'arriéré : tri, élimination, classement, inventaire,
  • l’élaboration de procédures d'archivage : sensibilisation pratique du personnel administratif à la gestion de leurs archives, rédaction de tableaux de gestion des archives indiquant les modalités de conservation de documents, création d'un plan de classement,
  • les conseils en matière de conservation : aménagement de local, prévention des sinistres, surveillance des agents de détérioration et stratégie d'actions,
  • la mise en valeur culturelle : exposition, accueil de lecteurs, aide au montage de dossiers de restauration d'archives,
  • la gestion des documents numériques : plan de classement des fichiers numériques, règles de nommage des fichiers,
  • le récolement des archives communales, obligatoire à chaque changement de municipalité.

Ces interventions sont très variables, dans leurs durées comme dans leurs contenus, afin de s’adapter aux demandes et aux besoins des collectivités publiques en matière d’archivage.

Ainsi, plus de la moitié des collectivités du département (dont près de deux tiers des communes) ont bénéficié de prestations du Service Expertise et accompagnement en archivage, réalisées par des archivistes diplômés et expérimentés dans le domaine des archives publiques.

Les modalités d'intervention

Afin d’échanger sur vos attentes, et de vous proposer une estimation de la durée de la mission projetée, un archiviste itinérant du Service Expertise et accompagnement en archivage réalisera, lors d’un rendez-vous dans votre collectivité, un diagnostic du système d’archivage de votre collectivité, ainsi que des conditions de  conservation des documents.


A la suite de cette première expertise réalisée gratuitement, la collectivité pourra recourir à nos services par le biais d’une convention de mise à disposition de personnel régissant ses modalités d’intervention.

Au vu des durées très variables des missions et de leurs spécificités, celle-ci peuvent être effectuées sur plusieurs exercices budgétaires.


La mission du Service d’aide à l’archivage est rémunérée 320 euros par jour de mise à disposition d’un archiviste.

Les archives publiques

Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toutes personnes physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité (Art. L 211-1 du Code du Patrimoine). C’est ce dernier qui régit la profession d’archiviste.


Les collectivités publiques sont propriétaires de leurs archives, qui sont imprescriptibles et inaliénables, c’est-à-dire que nul ne peut détenir sans droit ni titre. Les collectivités sont responsables de la conservation, la communication et la mise en valeur de leurs archives, dans le respect des règles fixées par l’Etat. Aussi, chaque Maire est responsable civilement et pénalement des archives de la commune.

Par ailleurs, les frais de conservation des archives communales sont une dépense budgétaire obligatoire (Art. L2321-2 du Code général des collectivités territoriales).

La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche (Art. L211-2 du Code du patrimoine).

A noter que les éliminations d’archives doivent être autorisées par la Directrice des Archives départementales des Bouches-du-Rhône, en tant que titulaire de la délégation préfectorale du contrôle scientifique et technique des archives publiques. Par ailleurs, suite à chaque élection municipale, un récolement des archives communales doit être réalisé et transmis aux Archives départementales.