Le Service Expertise et accompagnement en archivage du CDG 13 vous propose ses compétences en matière de gestion des archives depuis 1994.

Ces missions sont réalisées dans l'ensemble des collectivités publiques du département : communes, établissements publics de coopérations intercommunales (EPCI), centres communaux d'actions sociales (CCAS), régies, sociétés d'économies mixtes (SEM), établissements publics...

---- NOS MISSIONS

Adaptées à vos besoins afin d'assurer la pérennité de vos documents, mais également de mettre en place un système d'archivage cohérent, fonctionnel et réglementaire, ces missions peuvent consister dans :

 Le traitement de l'arriéré : tri, élimination, classement, inventaire,

• L'élaboration de procédures d'archivage : sensibilisation pratique du personnel administratif à la gestion de leurs archives, rédaction de tableaux de gestion des archives indiquant les modalités de conservation de documents, création d'un plan de classement,

• Les conseils en matière de conservation : aménagement de local, prévention des sinistres, surveillance des agents de détérioration et stratégie d'actions,

• La mise en valeur culturelle : exposition, accueil de lecteurs, aide au montage de dossiers de restauration d'archives,

• La gestion des documents numériques : plan de classement des fichiers numériques, règles de nommage des fichiers,

 Le récolement des archives communales, obligatoire à chaque changement de municipalité.

Ces interventions sont très variables, dans leurs durées comme dans leurs contenus, afin de s'adapter aux demandes et aux besoins des collectivités publiques en matière d'archivage.

Ainsi, plus de la moitié des collectivités du département (dont près de deux tiers des communes) ont bénéficié de prestations du Service Expertise et accompagnement en archivage, réalisées par des archivistes diplômés et expérimentés dans le domaine des archives publiques.

--- LES ARCHIVES

Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toutes personnes physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité (Art. L 211-1 du Code du Patrimoine). C'est ce dernier qui régit la profession d'archiviste.

Les collectivités publiques sont propriétaires de leurs archives, qui sont imprescriptibles et inaliénables, c'est-à-dire que nul ne peut détenir sans droit ni titre. Les collectivités sont responsables de la conservation, la communication et la mise en valeur de leurs archives, dans le respect des règles fixées par l'Etat. Aussi, chaque Maire est responsable civilement et pénalement des archives de la commune. Par ailleurs, les frais de conservation des archives communales sont une dépense budgétaire obligatoire (Art. L2321-2 du Code général des collectivités territoriales).

La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche (Art. L211-2 du Code du patrimoine).

A noter que les éliminations d'archives doivent être autorisées par la Directrice des Archives départementales des Bouches-du-Rhône, en tant que titulaire de la délégation préfectorale du contrôle scientifique et technique des archives publiques. Par ailleurs, suite à chaque élection municipale, un récolement des archives communales doit être réalisé et transmis aux Archives départementales.

--- FAIRE APPEL A NOUS

Afin d’échanger sur vos attentes, et de vous proposer une estimation de la durée de la mission projetée, un archiviste itinérant du Service Expertise et accompagnement en archivage réalisera, lors d’un rendez-vous dans votre collectivité, un diagnostic du système d’archivage de votre collectivité, ainsi que des conditions de  conservation des documents.

A la suite de cette première expertise réalisée gratuitement, la collectivité pourra recourir à nos services par le biais d’une convention de mise à disposition de personnel régissant ses modalités d’intervention.  Au vu des durées très variables des missions et de leurs spécificités, celle-ci peuvent être effectuées sur plusieurs exercices budgétaires.

La mission du Service d’aide à l’archivage est rémunérée 320 euros par jour de mise à disposition d’un archiviste.

Vous pouvez nous contacter en remplissant le formulaire suivant ou par courriel à l'adresse suivante archivesping@cdg13pong.com.

Vidéo de présentation du service

Quelques photos d'archives des communes

Archives communales de Port-de-Bouc, meubles à plan des services techniques.

Archives communales de Tarascon, permis national de chasse établi en 1968 pour Mme Armand.

Archives communales de Peypin, cadastre Napoléonien de la commune établi en 1841.

Archives communales de Peypin, carte illustrant « l’évolution de l’occupation du sol de 1962 à 1984 ».

Archives communales de Port-de-Bouc, extrait du premier registre de délibération du conseil municipal de la commune créée en 1866 (1 D1/1).

Archives communales de Tarascon, cartes d’identité des français dont celle de Marie Lalande, repasseuse, née en 1870.

Archives communales de La Destrousse, affiche pour l’appel au recensement militaire de la classe 1971.

Archives communales d’Auriol, armoiries de la commune (ici le loriot) extrait de la couverture du livre des comptes de 1662 à 1697 (CC 224).

Archives communales de La Destrousse, illustration représentant le général Galliéni extraite de la collection communale de « L’illustration, album de la guerre 1914-1918 ».

Archives communales d’Auriol, extrait du registre des délibérations de la commune de 1609 à 1618 (BB 8).

Archives communales d’Auriol, extrait du registre cadastral des propriétés de la commune de 1718 (CC 7).

Archives communales de Simiane-Collongue, tableau de dénombrement de la population de 1876.

Archives communales d’Auriol, courrier adressé au maire d’Auriol en date du 26 mars 1814 par le sous-préfet des Bouches-du-Rhône (2 D2/19). Ce dernier signale le futur probable passage sur la commune de la duchesse d’Orléans, princesse de sang et mère du futur roi Louis-Philippe 1er.

Archives communales d’Auriol, courrier adressé à l’ambassadeur de France à Paris par le maire de la commune en date du 2 juillet 1942 (4H5). Ce dernier réclame la libération du prisonnier de guerre, M. Bottero, « veuf et soutien de famille ».

Archives communales de La Destrousse, Code Napoléon promulgué en 1807 et envoyé dans chaque commune française.

Archives communales d’Auriol, carte illustrée en couleurs des chemins, routes, voies ferrées et canaux de la commune (sans date).

Archives communales de La Destrousse, liste des vaccinations et revaccinations effectués en 1952 dans la commune.