[ARCHIVES] La gestion des archives de l’urbanisme : du papier à l’électronique

Le 07/02/2024

Le 7 décembre 2023, le service Expertise et accompagnement en archivage a animé un webinaire sur le thème : "La gestion des archives de l’urbanisme : du papier à l’électronique", qui a rencontré un vif succès.

L’objectif était de transmettre à l’ensemble des agents des services urbanisme des éléments de connaissances et de réflexion sur les enjeux de traitement et de conservation des archives produites par ces derniers, notamment dans un contexte de dématérialisation de la production documentaire.

>> Voici le support du webinaire

[LA BOÎTES À ARCHIVES] Le jeu pour tester et renforcer ses connaissances en archivage, imaginé par le service Archives du CDG 13

Le 01/09/2023

3ème outil : le jeu "La Boîte à archives"

Ce jeu, crée en interne après un long travail collaboratif de réflexion, de rédaction des questions et de préparation des supports, s’adresse aux collectivités et établissements publics qui souhaitent sensibiliser leurs agents à la bonne gestion des archives.

Les joueurs, divisés en équipes (de 2 à 4), doivent répondre à des questions réparties en 4 catégories :

  • Les 3 âges des archives
  • Classement, analyse, cotation, indexation et conditionnement
  • Du format papier à l'électronique
  • Gestion d'un local d'archives, consultation et communication

Pour gagner il faut être la première équipe à remporter les boites des 4 catégories.

De la connaissance, de la stratégie et une pointe de compétition, serez-vous les premiers à compléter la "Boite à archives" ?...

[Boîte à outils ARCHIVES] Des fiches pratiques sur la gestion des locaux d’archives

Le 22/05/2023

2ème outil : Des fiches pratiques sur la gestion des locaux d'archives

La gestion des archives est souvent réduite à un simple dépôt de boîtes dans un quelconque local. Or, c’est bien plus complexe que cela. Il faut effectivement prévoir un local adapté afin d’en optimiser l’espace et la surface de stockage, et cela passe par la prise en compte de tout un ensemble de normes en matière de construction, de superficie, de matériel, d’entretien, de sécurisation ou encore de risques environnementaux.

Grâce à ces fiches pratiques, rédigées par l’équipe du service Expertise et accompagnement en archivage du CDG 13, vous saurez comment stocker et conserver vos archives de manière optimale.

[ARCHIVES] La boîte à outils des archivistes du CDG 13 à destination des collectivités

Le 13/04/2023

Les sept archivistes itinérants du CDG 13 ne se contentent pas d’intervenir physiquement dans vos collectivités, ils peuvent également être vos interlocuteurs privilégiés dans différents domaines.

Vous projetez d’aménager un local d’archives qui respecte toutes les normes en vigueur ? 
Vous souhaitez organiser et conserver au mieux vos archives photographiques ?
Vous aimeriez apprendre les bases de l’archivistique de façon ludique ?

>> Rendez-vous tout au long des semaines à venir pour la mise en ligne d’outils spécialement créés à votre attention par l’équipe des archivistes du CDG 13 ! 

 

1er outil : Un guide pour conserver et organiser ses archives photographiques

Les photographies prises dans le cadre professionnel contribuent à la richesse culturelle d’une collectivité. Au même titre que les archives « papier » ou numériques, la gestion des archives photographiques d’une collectivité obéit à des règles bien définies. Grâce au guide ci-après, rédigé par l’équipe du service Expertise et accompagnement en archivage du CDG 13, vous aurez toutes les règles de base pour définir une méthode de classement, de gestion, de conservation et de sauvegarde de vos photographies et pour gérer leur exploitation future.

Des supports de communication pour sensibiliser à la pratique de l’archivage

Le 10/07/2020

Le service Expertise et accompagnement en archivage vous propose 4 supports pratiques que vous trouverez ici sous l'onglet ''Communiquer auprès des agents''.

Ils vous permettront d'aborder sereinement tous vos problèmes d'archivage "papier" et/ou électronique auxquels toutes les collectivités se trouvent confrontées.

Après vous avoir présenté le cycle de vie d'un document d'archives, nous vous détaillerons les deux opérations incontournables : le versement et l'élimination. Le 4ème support met l'accent sur un élément omniprésent dans nos vies quotidiennes aujourd'hui : le traitement de nos vracs bureautiques.

Alors n'hésitez pas à vous y plonger durant cette période estivale souvent propice au traitement des archives !

Les archivistes itinérants du CDG 13 reste à votre disposition pour vous permettre de mener à bien cette démarche

Le récolement post-électoral de vos archives : c’est maintenant !

Le 06/07/2020

Une nouvelle fiche pratique est mise à la disposition des collectivités concernant le récolement des archives communales et intercommunales.

Les élections municipales représentent un événement majeur pour la gestion des archives communales et intercommunales car depuis l'arrêté du 31 décembre 1926 le récolement des archives est obligatoire à cette occasion.