Une question ?

Chaque document a une durée de vie, certains ont une durée de conservation assez courte, d’autres plus longue.

Il est indispensable de conserver ses archives pour des raisons administratives, légales et historiques. Aucune élimination d’archives publiques n’est possible sans un bordereau d’élimination signé par le représentant légal (Maire ou Président) et visé par le Directeur des Archives Départementales, qui a délégation de l’Etat.

Pour connaître les durées de conservation de vos documents, vous pouvez vous rapprocher du service d’aide à l’archivage du CDG 13 qui vous accompagnera dans la mise en place d’une politique d’archivage.

Après l’obtention du visa d’élimination (voir question précédente), il convient de procéder à la destruction  physique des documents papier en respectant la confidentialité de ceux-ci.

Confidentialité peut se conjuguer avec respect de l’environnement. Les déchets végétaux – dont le papier – ne doivent être ni abandonnés, ni brûlés à l'air libre (Articles L 541-3, L 541-22, L 541-24 et L 211-1 du Code de l’environnement. Loi n°92-646 du 13 juillet 1992 relative à l'élimination des déchets ainsi qu'aux installations classées pour la protection de l'environnement.). La mise en décharge des déchets végétaux est interdite depuis le 1er juillet 2002. Ces derniers doivent faire l'objet d'une valorisation.

Il existe aujourd’hui de nombreuses sociétés qui offrent des prestations garantissant confidentialité, respect de l’environnement et de la réglementation.

Le maire est responsable civilement et pénalement de la bonne conservation de ses archives. C’est pourquoi, à chaque changement de municipalité, un procès verbal de récolement doit être dressé. La circulaire AD 97 – 4 du 1er septembre 1997 peut vous aider à remplir cette obligation légale. Vous pouvez la télécharger sur le site de la Direction des Archives de France.

Non, certains ne le sont pas.  Les délais de communicabilité varient de quelques années à plus d’un siècle. Les différentes circulaires de la Direction des Archives de France et les avis de la Commission d’Accès aux Documents Administratifs (CADA) peuvent vous apporter des éléments de réponse. En outre, un certain nombre de règles sont à observer en matière de communicabilité, pour éviter la destruction ou la perdition des documents (voir ci-dessus, la responsabilité du maire en cas de perte ou de vol d’archives).

Les listes électorales sont des documents administratifs communicables de plein droit et dans leur intégralité aux électeurs, aux candidats et aux partis ou groupements politiques, en application de l'article L. 28 du Code électoral.

En application de l'article 4 de la loi de 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur, par consultation gratuite sur place ou par la délivrance d'une copie facilement intelligible sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou sur papier, dans la limite des possibilités techniques de l'administration et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction.

S'agissant de la délivrance de copie sur papier de la liste électorale, la communication peut porter sur l'ensemble de la liste, sur certaines de ses pages ou sur la page correspondant à un nom déterminé.

Tant au premier tour qu'éventuellement au second tour de scrutin, les listes d'émargement de chaque bureau de vote sont joints aux procès-verbaux des opérations de vote transmis immédiatement après le dépouillement du scrutin à la préfecture ou, pour les élections des conseillers généraux et des conseillers municipaux, à la sous-préfecture.

S'il doit être procédé à un second tour de scrutin, le préfet ou le sous préfet selon le cas, renvoie les listes d'émargement au maire, au plus tard le mercredi précédant le second tour.

Sans préjudice des dispositions de l'article L0. 179 du Code électoral, les listes d'émargement déposées à la préfecture ou à la sous-préfecture sont communiquées à tout électeur requérant pendant un délai de dix jours à compter de l'élection et, éventuellement, durant le dépôt des listes entre les deux tours de scrutin, soit à la préfecture ou à la sous-préfecture, soit à la mairie. Elles ne peuvent plus, ensuite, être communiquées qu'au Conseil constitutionnel.

De nombreux documents peuvent bien sûr être dématérialisés. Il est d’ailleurs de plus en plus fréquent de trouver certains documents uniquement sous format électronique.

Il est cependant conseillé d’être très prudent en la matière, pour s’assurer d’une part de la valeur juridique de ces documents sous cette forme et d’autre part de la pérennité de ce type de support dans le temps.

Au vu de l’obsolescence grandissante des supports de conservation électronique (CD rom, disquette, clé USB) et de l’investissement financier conséquent des campagnes de dématérialisation, la plus grande prudence est conseillée.

Oui, de nombreuses subventions sont envisageables par différents organismes, que ce soit pour l’aménagement d’un local, le tri des archives ou la restauration de documents endommagés.