Actualités Expertise et accompagnement en archivage

Si les modalités d'utilisation des registres ne sont pas modifiées, à l'inverse les conditions physiques de tenues de registres évoluent.

Ainsi, pour les feuillets destinés à l'inscription des délibérations, l'utilisation d'un papier permanent, répondant à la norme ISO 9706, est requise. De même, l'encre d'impression doit être neutre et stable dans le temps.

A noter que tout collage est désormais prohibé. Les feuillets mobiles numérotés et paraphés sont reliés au plus tard en fin d'année dans des conditions assurant la lisibilité des délibérations. Le registre ainsi constitué comprend une table par date et une table par objet des délibérations intervenues.

Un décret d'application devrait être publié en janvier 2011, afin de préciser la mise en place de ces nouvelles prescriptions.

Dans une précédente instruction (DAF/DPACI/RES/2009/011), il était prévu de réduire le délai de communicabilité de 100 à 75 ans pour les données personnelles collectées dans le cas d’enquêtes publiques.

L’arrêté du 4 décembre 2009, a ouvert par dérogation générale la consultation des listes nominatives de recensement de population jusqu’en 1975.

Les demandes de dérogation des documents autres que les listes nominatives de recensement continueront à être adressées au comité du secret statistique du Conseil national de l'information statistique (http://www.cnis.fr/).

Celui-ci a en outre décidé de ne pas accorder des dérogations aux généalogistes professionnels au vu du caractère commercial de leur activité. Cependant, l’INSEE accepte de donner un avis favorable aux demandes de consultations de feuilles de ménage et de bulletins individuels en cas d’absence des listes nominatives de recensement.

Par dérogation au Code du patrimoine et en application de l'article 6 de la loi du 7 juin 1951, relative à l'obligation, la coordination et le secret en matière de statistiques les listes nominatives établies par les maires à l'occasion des recensements généraux de la population peuvent être librement consultées jusqu'en 1975.

Ce libre accès doit avoir des fins de statistique publique ou de recherche scientifique ou historique. Il ne s’accompagne en aucun cas d’un droit de réutilisation des données, notamment pour une finalité commerciale.

L’obtention de dérogation pour toutes consultations à des fins de statistique publique ou de recherche scientifique ou historique est prévu pour les listes nominatives postérieures à 1975, ainsi que pour d'autres documents statistiques.

Ces dérogations peuvent être demandées au Comité du secret statistique du Conseil national de l'information statistique (http://www.cnis.fr/).

Texte réglementaire : 

• Arrêté du 4 décembre 2009 portant dérogation générale pour la consultation des listes nominatives du recensement général de la population

Les  archives publiques sont communicables de plein droit, à l’exception des archives dont les délais de communication des archives publiques sont définis par les articles L. 213-1 et 213-2 du Code du patrimoine, modifiés par la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008.

L’obligation de communication des archives n’entraîne cependant aucun droit de photocopie : la reproduction des archives est une facilité accordée dans la limite des moyens du service, des techniques et de la sécurité des documents.

En effet, l’obligation de communication des archives n’entraîne aucun droit à la reproduction des documents d’archives. La reproduction d’une archive doit même être refusée lorsqu‘elle est susceptible de nuire à la conservation ou de dégrader un document. Il est ainsi fortement déconseillé de photocopier des ouvrages reliés, des registres ou des documents d’un format supérieur au plateau de la photocopieuse utilisée. L'utilisation de scanner à main est également déconseillée.

Toutefois, les lecteurs peuvent reproduire eux-mêmes des documents, avec un appareil photographique par exemple mais sans l’utilisation du flash dont l'usage répété peut endommager un document.

Textes réglementaires :

• Code du patrimoine, régime de communication des archives (articles L213-1 à L213-8)
• Loi n°78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal

LISTE ELECTORALE

Les listes électorales sont des documents administratifs communicables de plein droit et dans leur intégralité aux électeurs, aux candidats et aux partis ou groupements politiques, en application de l'article L. 28 du Code électoral.

En application de l'article 4 de la loi de 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur, par consultation gratuite sur place ou par la délivrance d'une copie facilement intelligible sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou sur papier, dans la limite des possibilités techniques de l'administration et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction.

S'agissant de la délivrance de copie sur papier de la liste électorale, la communication peut porter sur l'ensemble de la liste, sur certaines de ses pages ou sur la page correspondant à un nom déterminé.

LISTE D’EMARGEMENT

Tant au premier tour qu'éventuellement au second tour de scrutin, les listes d'émargement de chaque bureau de vote sont joints aux procès-verbaux des opérations de vote transmis immédiatement après le dépouillement du scrutin à la préfecture ou, pour les élections des conseillers généraux et des conseillers municipaux, à la sous-préfecture.

S'il doit être procédé à un second tour de scrutin, le préfet ou le sous préfet selon le cas, renvoie les listes d'émargement au maire, au plus tard le mercredi précédant le second tour.

Sans préjudice des dispositions de l'article L0. 179 du Code électoral, les listes d'émargement déposées à la préfecture ou à la sous-préfecture sont communiquées à tout électeur requérant pendant un délai de dix jours à compter de l'élection et, éventuellement, durant le dépôt des listes entre les deux tours de scrutin, soit à la préfecture ou à la sous-préfecture, soit à la mairie. Elles ne peuvent plus, ensuite, être communiquées qu'au Conseil constitutionnel.

Textes réglementaires : 

• Loi nº 69-419 du 10 mai 1969 art. 14 –  Journal Officiel du 11 mai 1969.
• Code électoral, article L. 68
• Avis de la Commission d’accès aux documents administratifs  du 11 juillet 2006.
• Réponse du Ministre de l’intérieur à une question écrite du sénateur Gaudin – Journal Officiel du Sénat du 19/01/2006 - page 171.