Reliure des registres des communes

Le 05/06/2014

En réponse à la question écrite du sénateur Charles Guéné en date du 9 mai 2013, des précisions techniques ont été apportées quant à la reliure des registres d’acte d’état civil (provisoires et définitives) ainsi qu’une réponse au démarchage très actif de certaines sociétés commerciales.  

« Le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 portant modifications diverses du code général des collectivités territoriales ainsi que la circulaire (n° NOR : IOCB1032174C) du 14 décembre 2010 et la note d'information du service interministériel des Archives de France du 18 octobre 2011 ne concernent que les registres communaux des délibérations du conseil municipal et décisions ou arrêtés du maire. Ces dispositions ne sont donc pas applicables aux registres des actes de l'état civil, dont la tenue relève exclusivement des dispositions du décret n° 62-921 du 3 août 1962. Celui-ci pose en son article 1er l'exigence d'une reliure en registre des actes de l'état civil établis sur feuilles mobiles.

L'arrêté du 24 septembre 1962 modifié relatif à la tenue de l'état civil sur feuilles mobiles en mairie précise par ailleurs que les actes sont préalablement reliés de manière provisoire avant toute reliure définitive généralement opérée lors de la clôture annuelle des registres. Les paragraphes 34 et suivants de l'Instruction générale relative à l'état civil précisent les conditions de confection et de la tenue des registres des actes de l'état civil.

Ainsi les classeurs provisoires destinées à recevoir les actes de l'état civil "doivent être conçus de telles sortes que les feuilles ne puissent aisément s'en échapper et que le système de fermeture ne détériore pas les feuilles qui y sont placées et ne risque pas de rendre plus difficile la reliure définitive". L'instruction précitée poursuit en recommandant l'emploi d'une reliure définitive permettant de garantir la solidité et la durabilité des registres. Dès lors, si des offres commerciales proposent des reliures utilisant la technique du "pressage/serrage" dont il n'est pas certain qu'elles garantissent une reliure définitive, il conviendrait de ne pas y donner suite.  

Dans le cadre de la révision de l'instruction générale relative à l'état civil, actuellement en cours à la Chancellerie, les qualités requises tant pour la reliure définitive que pour les classeurs provisoires spécifiques aux actes de l'état civil seront à cet égard davantage précisées. »

Voir question écrite au Sénat.

Le récolement des archives communales et intercommunales

Le 18/04/2014

Le récolement suite aux élections municipales (voir circulaire SIAF du 3 mars 2014)

À chaque renouvellement de municipalité, dans le délai d’une année suivant l’élection, l’ancien et le nouveau maire – même s’il s’agit de la même personne – sont tenus légalement de contresigner trois exemplaires d’un procès-verbal de prise en charge des archives ainsi que du récolement de celles-ci. 

Le récolement est l’inventaire topographique des collections d’archives d’une collectivité, avec indication de l’état des documents.

Ces exemplaires sont destinés :

- au maire sortant,

- à la Directrice des Archives départementales des Bouches-du-Rhône (titulaire de la délégation préfectorale de contrôle des archives publiques),

- à être conservé au sein des Archives municipales.

Ce récolement doit correspondre exactement à la réalité, car un document indiqué sur la liste doit toujours pouvoir être présenté : la reprise des récolements précédents n’est donc pas possible.

Le maire, dépositaire des Archives municipales, est civilement et pénalement responsable de leur intégrité et de leur conservation. Cette procédure correspond à un transfert de responsabilité en cas de perte de documents.

Concernant les établissements publics à coopération intercommunale (EPCI), le récolement n’est pas obligatoire mais il est recommandé pour des questions de bonne gestion des archives.  

Depuis 1994, le Centre de gestion des Bouches-du-Rhône propose les compétences de son Service d’aide à l’archivage adapté aux problématiques propres aux archives communales, apportant l’expertise d’archivistes diplômés et des solutions techniques à même de répondre aux nécessitées liées à la gestion documentaire.
La réalisation de récolement est partie intégrante de nos activités qui nous ont menées dans plus d’une soixantaine de collectivités du département. 

Le Service d’aide à l’archivage du Centre de gestion se tient à votre disposition pour vous accompagner dans cette démarche.

Pour nous contacter cliquer ici.

Les archives des élus

Le 04/04/2014

Les Archives des élus :

A l’occasion des élections municipales de 2014, nous vous rappelons les dispositions règlementaires à appliquer par rapport aux archives produites par un élu au cours de son mandat. Ces archives représentent des archives publiques et doivent donc faire l’objet d’un versement aux archives de la commune à l’issue du mandat de l’élu (article L.211-4 du Code du Patrimoine).

En effet, les dossiers traités par un élu dans l’exercice de ses fonctions publiques appartiennent à la collectivité et ne peuvent être considérés comme des « papiers personnels » même s’ils comportent des notes. Ces documents d’archives publiques sont donc soumis à la législation et à la réglementation qui s’y rapportent et doivent, à l’échéance de leur durée d’utilité administrative, être versés au service d’archives de la commune.

 

En revanche, les dossiers traités par l’élu dans l’exercice des ses activités militantes (responsable ou représentant d’un parti politique) constituent quant à eux des archives privées (correspondances, discours, tracts, agenda, etc.) mais peuvent faire l’objet d’un dépôt ou d’un don au service d’archives de la commune.

 

Nous vous rappelons que toute destruction d’archives est rigoureusement interdite sans autorisation préalable du Maire de la commune concernée et de la Directrice des Archives départementales des Bouches-du-Rhône (qui exerce le contrôle scientifique et technique au nom de l’Etat).

 

Les peines encourues par des élus ou fonctionnaires en cas de détournement d’archives publiques ou de destruction sans autorisation (art. L.214-3 et suivants du Code du Patrimoine) sont de 10 ans d'emprisonnement et 1 000 000 euros d'amende pour acte volontaire (art. 432-15 du Code pénal) ou d’un an d'emprisonnement et 15 000 euros d'amende pour acte commis par négligence (art. 432-16 du Code pénal).

Le Service d’aide à l’archivage du Centre de gestion des Bouches-du-Rhône se tient à votre disposition pour répondre à vos questions sur le sujet.

Les archives des élus

Le 28/03/2014

A l’occasion des élections municipales de 2014, nous vous rappelons les dispositions règlementaires à appliquer par rapport aux archives produites par un élu au cours de son mandat. Ces archives représentent des archives publiques et doivent donc faire l’objet d’un versement aux archives de la commune à l’issue du mandat de l’élu (article L 211-4 du Code du Patrimoine).

En effet, les dossiers traités par un élu dans l’exercice de ses fonctions publiques appartiennent à la collectivité et ne peuvent être considérés comme des « papiers personnels » même s’ils comportent des notes. Ces archives publiques sont donc soumises à la législation et à la réglementation qui s’y rapportent et doivent, à l’échéance de leur durée d’utilité administrative, être versées au service d’archives de la commune.

En revanche, les dossiers traités par l’élu dans l’exercice des ses activités militantes (responsable ou représentant d’un parti politique) constituent quant à eux des archives privées (correspondances, discours, tracts, agenda, etc.) mais peuvent faire l’objet d’un dépôt ou d’un don au service d’archives de la commune.

Nous vous rappelons que toute destruction d’archives est rigoureusement interdite sans autorisation préalable du Maire de la commune concernée et de la Directrice des Archives départementales des Bouches-du-Rhône (qui exerce le contrôle scientifique et technique au nom de l’Etat).

Les peines encourues par des élus ou fonctionnaires en cas de détournement d’archives publiques ou de destruction sans autorisation (art. L.214-3 et suivants du Code du Patrimoine) sont de 10 ans d'emprisonnement et 150 000 euros d'amende pour acte volontaire (art. 432-15 du Code pénal) ou 1 an d'emprisonnement et 15 000 euros d'amende pour acte commis par négligence (art. 432-16 du Code pénal).


Le Service d’aide à l’archivage du Centre de gestion des Bouches-du-Rhône se tient à votre disposition pour répondre à vos questions sur le sujet.

L’entretien des archives communales

Le 13/01/2014

Une dépense obligatoire inscrite dans le budget communal


Les communes sont propriétaires de leurs  archives. À ce titre, elles doivent en assurer l’entretien et la conservation. Le Code général des collectivités territoriales le stipule dans son article L 2321-2 qui dresse la liste des dépenses obligatoires pour les communes : « les frais de bureau et d’impression pour les services de la commune et les frais de conservation des archives communales et du recueil des actes administratifs du département ».

Le Conseil municipal doit donc inscrire dans son budget cette dépense obligatoire pour l’entretien du fonds d’archives. Il peut s’agir des frais de personnel, de l’entretien des locaux, d’achat d’outils de conditionnement, d’opération de restauration, d’ouverture au public, d’organisation d’une exposition etc.


Des possibilités d’octroi de subventions


Pour toutes ces opérations, la commune peut effectuer des demandes de subventions auprès de différents partenaires afin de réduire fortement les coûts engendrés. Concernant les travaux de restauration des archives, et essentiellement des registres de délibérations, d’arrêtés et d’état civil, des subventions peuvent être octroyés jusqu’à hauteur de 80% par la région, le Conseil général mais également la Direction régionale des affaires culturelles (DRAC) (subventions obligatoires attribués par le Conseil général pour les communes de moins de 1 000 habitants). D’autres subventions peuvent être obtenues pour l’achat de rayonnages neufs, pour le réaménagement ou la construction d’un local à archives.


Le transfert du fonds pour réduire les frais de conservation


Pour assurer aux documents les meilleures conditions de conservation et en réduire ainsi les frais, les communes de moins de 2 000  habitants peuvent déposer leurs archives centenaires, les registres d’état civil de plus de 150 ans et les plans et registres cadastraux ayant cessés d’être en service depuis plus de 30 ans aux Archives départementales (Code du patrimoine article L 212-11).
 
Les communes de plus de 2 000 habitants peuvent également, par dérogation du Préfet, déposer leurs archives après délibération du Conseil municipal (en cas de mauvaises conditions de conservation par exemple). Elles restent cependant propriétaires de leurs archives et peuvent, par simple courrier adressé au Préfet du département, obtenir leur restitution dès lors que les conditions sanitaires le permettent (Code du patrimoine article L212-12).
 
Le Service d’aide à l’archivage du Centre de gestion


Enfin, les communes ne disposant pas d’archiviste ont la possibilité d’avoir recours au Service d’aide à l’archivage du Centre de gestion des Bouches-du-Rhône. Celui-ci mettra à disposition de la commune, un archiviste qualifié, qui après la réalisation d’un audit, effectuera des opérations d’éliminations et de tri afin d’améliorer les conditions de conservation du fonds communal et ainsi de toujours réduire les frais d’entretien.

Gestion des courriers électroniques dans les collectivités locales

Le 02/10/2013

Les courriers électroniques sont de plus en plus utilisés dans l’administration locale. Ceci tient au fait qu’ils permettent une grande facilité de transmission de l’information. Cependant, ce type de documents pose des problèmes à la fois techniques et juridiques.

 

Depuis la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000, l’écrit électronique est doté de la même force probante que l’écrit sur support papier. Ces dispositions ont été transposées dans le Code civil aux articles 1316-1 à 1316-4.

Cependant, l’article 1316-1 stipule que, pour être admis comme preuve, l’écrit électronique doit apporter des garanties concernant l’auteur ainsi que l’intégrité du document.

 

Ceci implique pour les collectivités de mettre en place une politique d’archivage des mails afin d’assurer la traçabilité de l’information.

 

Le courrier électronique se définit comme "tout message, sous forme de texte, de voix, de son ou d'image, envoyé par un réseau public de communication, stocké sur un serveur du réseau ou dans l'équipement terminal du destinataire, jusqu'à ce que ce dernier le récupère", conformément à l'article 1-IV al.5 de la loi pour la confiance dans l'économie numérique.

 

 

La mise en place d’une politique d’archivage se justifie pour plusieurs raisons. Tout d’abord, comme expliqué plus haut, il est nécessaire de pouvoir identifier l’auteur des courriels. Ensuite, il est important pour la collectivité de pouvoir retrouver l’information rapidement en ayant la garantie de son contenu.

 

Au-delà des contraintes juridiques, une gestion des flux de courriels permet d’éliminer les informations inutiles tout en sécurisant les plus importantes. Ceci est d’autant plus nécessaire que les volumes que représentent les bases mails augmentent de façon exponentielle, en raison des pièces jointes liées aux messages.

 

Une politique d’archivage des mails doit suivre quelques principes essentiels. Il est important de prendre en compte les flux entrants et sortants afin d’avoir l’ensemble de l’information sur un dossier. D’un point de vue technique, il faut faire le choix de formats ouverts qui seront lisibles dans le temps. Pour les supports, il faut privilégier les W.O.R.M (write once, readmany) qui permettent une seule écriture mais des lectures multiples par la suite.

 

La collectivité doit fixer, comme pour les documents papiers, des règles de gestion et de conservation. Ceci doit être fait en prenant en compte les contraintes légales de durée de conservation et les besoins des services. Le choix de conservation doit aussi être évalué en fonction des volumes.

 

Enfin, il doit être prévu un scellement et un horodatage qui apporteront des garanties sur l’auteur, l’intégrité et la date de création du document.

 

Une fois mise en place une politique d’archivage des courriels, la collectivité doit mettre en place des audits réguliers. Ces audits permettront de vérifier que les règles fixées sont bien suivies mais aussi de les faire évoluer. Ces évolutions seront dues, soit à des modifications du cadre juridique et réglementaire, soit aux besoins de la collectivité et des utilisateurs.