Reproduction des documents d’archives

Le 05/04/2010

Les  archives publiques sont communicables de plein droit, à l’exception des archives dont les délais de communication des archives publiques sont définis par les articles L. 213-1 et 213-2 du Code du patrimoine, modifiés par la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008.

L’obligation de communication des archives n’entraîne cependant aucun droit de photocopie : la reproduction des archives est une facilité accordée dans la limite des moyens du service, des techniques et de la sécurité des documents.

En effet, l’obligation de communication des archives n’entraîne aucun droit à la reproduction des documents d’archives. La reproduction d’une archive doit même être refusée lorsqu‘elle est susceptible de nuire à la conservation ou de dégrader un document. Il est ainsi fortement déconseillé de photocopier des ouvrages reliés, des registres ou des documents d’un format supérieur au plateau de la photocopieuse utilisée. L'utilisation de scanner à main est également déconseillée.

Toutefois, les lecteurs peuvent reproduire eux-mêmes des documents, avec un appareil photographique par exemple mais sans l’utilisation du flash dont l'usage répété peut endommager un document.

Textes réglementaires :

  • Code du patrimoine, régime de communication des archives (articles L213-1 à L213-8)
  • Loi n°78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal

La communicabilité des listes électorales et d'émargements

Le 25/03/2010

LISTE ELECTORALE

Les listes électorales sont des documents administratifs communicables de plein droit et dans leur intégralité aux électeurs, aux candidats et aux partis ou groupements politiques, en application de l'article L. 28 du Code électoral.

En application de l'article 4 de la loi de 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur, par consultation gratuite sur place ou par la délivrance d'une copie facilement intelligible sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou sur papier, dans la limite des possibilités techniques de l'administration et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction.

S'agissant de la délivrance de copie sur papier de la liste électorale, la communication peut porter sur l'ensemble de la liste, sur certaines de ses pages ou sur la page correspondant à un nom déterminé.

 

LISTE D’EMARGEMENT

Tant au premier tour qu'éventuellement au second tour de scrutin, les listes d'émargement de chaque bureau de vote sont joints aux procès-verbaux des opérations de vote transmis immédiatement après le dépouillement du scrutin à la préfecture ou, pour les élections des conseillers généraux et des conseillers municipaux, à la sous-préfecture.

S'il doit être procédé à un second tour de scrutin, le préfet ou le sous préfet selon le cas, renvoie les listes d'émargement au maire, au plus tard le mercredi précédant le second tour.

Sans préjudice des dispositions de l'article L0. 179 du Code électoral, les listes d'émargement déposées à la préfecture ou à la sous-préfecture sont communiquées à tout électeur requérant pendant un délai de dix jours à compter de l'élection et, éventuellement, durant le dépôt des listes entre les deux tours de scrutin, soit à la préfecture ou à la sous-préfecture, soit à la mairie. Elles ne peuvent plus, ensuite, être communiquées qu'au Conseil constitutionnel.

 

Textes réglementaires : 

  • Loi nº 69-419 du 10 mai 1969 art. 14 –  Journal Officiel du 11 mai 1969.
  • Code électoral, article L. 68
  • Avis de la Commission d’accès aux documents administratifs  du 11 juillet 2006.
  • Réponse du Ministre de l’intérieur à une question écrite du sénateur Gaudin – Journal Officiel du Sénat du 19/01/2006 - page 171.

Nouvelle instruction pour le tri des archives publiques

Le 18/09/2009

L’instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 relative au tri et à la conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales et structures intercommunales est parue le 28 août 2009.

Le groupe de travail chargé de la refonte de la circulaire AD 93-1 du 11 août 1993 relative au traitement des archives des communes poursuit ces travaux pour aboutir à une deuxième instruction destinée au traitement des seules archives communales.


Plus d'information ici.

La procédure de demande de dérogation pour la consultation d'archives

Le 06/04/2009

La libre consultation des archives publiques a été édictée par la loi sur les archives du 15 juillet 2008.  Seul un certain nombre de documents ne sont pas immédiatement communicables. Cependant il est possible de faire une demande afin de déroger à cette limitation.

::Pour en savoir plus

::consulter l'instruction ministérielle

Délais de communicabilité: le cas des listes de recensement de la population

Le 17/03/2009

les listes de recensement de la population sont des sources très sollicitées par les généalogistes. Les communes sont régulièrement amenées à communiquer ce type de document. Toutefois, depuis la loi du 15 juillet 2008 sur les archives, ces documents ne sont communicables qu’après un délai de 75 ans contre 30 ans avant la loi (circulaires AD 79-3 du 24 février 1979 et AD 87-2 du 16 janvier 1987).

 

La Direction des Archives de France a diffusé une note d’information portant sur les nouveaux délais de communicabilité institués par la loi du 15 juillet 2008. Cette note explique que « relèvent également [du] délai de 25 ans les dossiers de statistiques lorsque celles-ci ne comportent pas d’informations nominatives, à la différence des documents comportant ce type d’information comme les recensements de population dont le délai de communicabilité est fixé désormais à 75 ans avec possibilité de dérogation ».

 

Une dérogation générale qui devrait ouvrir toutes les listes de recensement jusqu’en 1954 est actuellement à l’étude. En attendant, les chercheurs peuvent demander une dérogation personnelle.

 

Pour plus d’information sur l’application de la loi du 15 juillet 2008, cliquer ici.

 

 

Réunion du réseau des archivistes

Le 24/10/2008

Dans le cadre de sa démarche de soutien à la coopération entre les collectivités publiques du département, le Service d’aide à l’archivage du Centre de gestion organise tous les trois à quatre mois des rencontres de travail entre les archivistes communaux et intercommunaux des Bouches-du-Rhône.

En collaboration avec les Archives Départementales – dont le directeur détient la délégation préfectorale de contrôle des archives publiques des Bouches-du-Rhône – et avec le concours de l’ensemble des services d’archives constituées du département, ces rencontres initiées en 2002 sont l’occasion de confronter points de vues, expériences et connaissances sur les archives produites par les diverses collectivités territoriales du département.

Ainsi, lors de leur dernière rencontre, les archivistes du département se sont penchés sur les durées de conservation des documents produits dans le cadre de manifestations culturelles et sportives. L’évolution de la Direction des archives de France (maître d’œuvre de la réglementation des archives publiques en France) a aussi été évoquée.

Ces rencontres se déroulent alternativement dans les collectivités participantes. Celle de l’automne 2008 a été accueillie avec grand succès par les Archives municipales de Marignane.

 

Le Service d’aide à l’archivage du CDG 13 constitue une réponse aux différentes problématiques que peut rencontrer toute administration dans sa gestion documentaire  par la mise en place de dispositifs d’archivage ciblés. N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir des informations sur les réunions du réseau départemental ou pour une intervention d’archivage : archivesping@cdg13pong.com