Note sur le récolement
Le 04/04/2008
À chaque renouvellement de municipalité, dans le délai d’une année suivant l’élection, l’ancien et le nouveau maire – même s’il s’agit de la même personne – sont tenus légalement de contresigner trois exemplaires d’un procès-verbal de prise en charge des archives ainsi que du récolement de celles-ci.
Le récolement est l’inventaire topographique des collections d’archives d’une collectivité, avec indication de l’état des documents.
Ces exemplaires sont destinés :
- au maire sortant,
- au directeur des Archives départementales des Bouches-du-Rhône (titulaire de la délégation préfectorale de contrôle des archives publiques),
- à être conservé au sein des Archives municipales.
Ce récolement doit correspondre exactement à la réalité, car un document indiqué sur la liste doit toujours pouvoir être présenté : la reprise des récolements précédents n’est donc pas possible.
Le maire, dépositaire des Archives municipales, est civilement et pénalement responsable de leur intégrité et de leur conservation. Cette procédure correspond à un transfert de responsabilité en cas de perte de documents.
Depuis 1994, le Centre de gestion des Bouches-du-Rhône propose les compétences de son Service d’aide à l’archivage adapté aux problématiques propres aux archives communales, apportant l’expertise d’archivistes diplômés et des solutions techniques à même de répondre aux nécessitées liées à la gestion documentaire.
La réalisation de récolement est partie intégrante de nos activités qui nous ont menées dans plus d’une cinquantaine de collectivités du département.
Le Service d’aide à l’archivage du Centre de gestion se tient à votre disposition pour vous accompagner dans cette démarche.
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