Un guide sur l’archivage à destination des collectivités

Le 12/06/2018

Ce guide a pour vocation d’apporter des informations concrètes sur les actions à mener dans le cadre d’une administration efficiente et pérenne des archives publiques des collectivités territoriales.

Réalisé par un groupe de travail initiée par l'Association Nationale des Directeurs des Centres de Gestion (ANDCDG), qui a réuni des archivistes itinérants de plusieurs CDG sous la conduite de la Directrice Générale du CDG 13 Sakina LARBI, ce guide propose d’accompagner les élus et les agents publics dans une gestion adaptée de leurs archives, au plus près des réalités qu’ils rencontrent.

 

 

Réunion des archivistes communaux et intercommunaux des Bouches-du-Rhône.

Le 27/10/2017

Le 12 octobre 2017, l’Espace des Libertés d’Aubagne a accueilli la réunion des archivistes communaux et intercommunaux des Bouches-du-Rhône.

Cette session a été consacrée à la gestion des documents numériques.

Les différentes interventions ont eu pour objet les enjeux réglementaires, les modalités techniques ou encore les solutions pratiques qui peuvent être mis en place par les services d’archives. Cette rencontre a également permis d’échanger sur les nombreux projets et démarches initiés par les collectivités de notre département.

Cet événement s’inscrit dans le cadre de la mise en réseau des archivistes initiée depuis 2002 par le Service Expertise et accompagnement en archivage du CDG 13, en collaboration avec les Archives départementales des Bouches-du-Rhône.

Le Service Expertise et accompagnement en archivage vous accompagne, selon votre organisation et vos besoins, dans la mise en place de procédure adaptés à la gestion de vos documents. Vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : archives@cdg13.com, ou au 04 42 54 40 50.

Restauration de registres de délibérations, d'arrêtés et d'état civil

Le 17/02/2015

Cette opération permet notamment de lister l’ensemble des différents registres obligatoires tenus par une commune : délibérations du Conseil municipal, arrêtés du Maire et état civil. Parfois cela permet de combler certaines lacunes observées par la redécouverte d’un registre égaré et, reconstituer de ce fait une collection complète.

L’auteur du récolement peut également renseigner l’état de conservation de chaque registre en précisant les différentes dégradations qu’il a pu subir. En effet, ces registres sont très souvent empruntés et photocopiés (bien que celle-ci soit prohibée). Cela a pour effet de fragiliser leur couverture et le récolement représente donc le moment opportun pour lancer une procédure de restauration de ce patrimoine majeur pour les communes.

Nous vous rappelons que l’entretien des archives communales représente une dépense obligatoire et figure dans l’article L 2321-2 du Code général des collectivités territoriales.

Rédaction du dossier de demande de subvention

Le Service d’aide à l’archivage du Centre de gestion des Bouches-du-Rhône se propose lors de ces missions de rédiger et préparer un dossier de demande de subvention visant à abaisser les coûts que nécessite ce genre d’opération.

Une description précise de chaque registre accompagnée de photos sera indispensable pour permettre aux différentes commissions de prendre leur décision. Un devis détaillé devra également accompagner l’envoi du dossier. Dans un même temps, la commune devra établir au moins 3 devis auprès de prestataires spécialisés dans ce domaine afin de chiffrer le coût de l’opération.

Trois partenaires publics pourront être ensuite sollicités : le Conseil Régional Provence-Alpes-Côte d’Azur, le Conseil Général des Bouches-du-Rhône et enfin la Direction Régionale des Affaires Culturelles Provence-Alpes-Côte d’Azur. Ainsi, ce sont près de 80% du coût qui pourra être pris en compte pour seulement 20% par la commune.

Un échelonnement des travaux de restauration sur plusieurs exercices offre la possibilité de prendre en compte plus de registres et ainsi d’échelonner le paiement.

 

La consultation d'archives publiques

Le 04/09/2014

 

Toutefois, certaines règles doivent être respectées en ce qui concerne l’aspect pratique d’une consultation d’archives. Celles-ci s’appliquent aux collectivités ne disposant pas d’un archiviste à temps plein, comme aux services d’archives constitués.

La règle majeure en matière de consultation de documents concerne le fait qu’il est interdit à quiconque de se rendre seul dans un local où sont conservées des archives (cave, grenier ou autre local dédié). Un agent devra mettre à disposition du lecteur/chercheur les différents instruments de recherche disponibles (bordereaux de versements, index, inventaires…).

Un registre de consultation permettra l’enregistrement du lecteur/chercheur (une présentation d’une carte d’identité est obligatoire) et des documents à consulter. L’agent devra alors se rendre lui-même dans le local d’archivage et mettre à disposition du lecteur/chercheur les documents demandés. Celui-ci devra être placé sous la surveillance de cet agent qui devra lui mettre à sa disposition un bureau et une chaise. Les documents devront être récupérés en fin de consultation ou chaque soir, si la consultation dure plusieurs jours.  

D’autres règles sont à respecter scrupuleusement car la consultation s’effectue la plupart du temps sur des documents à conserver à vie par les collectivités. La préservation de certaines pièces s’avère donc primordiale.

Un règlement de consultation peut-être établi en cas de consultation régulière dans votre collectivité. Nous vous en proposons un modèle ci-joint. Il doit s’accompagner obligatoirement d’une délibération prise par le conseil municipal ou le conseil communautaire de la collectivité. Afin d’en assurer sa publicité, ce règlement devra ensuite être affiché dans la salle de lecture ou communiqué au lecteur/chercheur.

Nous vous rappelons que le vol ou la détérioration de documents suite à de mauvaises manipulations font partie des causes premières de la perte de documents indispensables au bon fonctionnement des collectivités comme à la préservation de leurs histoires.  La plus grande prudence est donc recommandée par chaque service.

Le Service d’aide à l’archivage du CDG 13 se tient à votre disposition pour toutes questions complémentaires.

 

Reliure des registres des communes

Le 05/06/2014

En réponse à la question écrite du sénateur Charles Guéné en date du 9 mai 2013, des précisions techniques ont été apportées quant à la reliure des registres d’acte d’état civil (provisoires et définitives) ainsi qu’une réponse au démarchage très actif de certaines sociétés commerciales.  

« Le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 portant modifications diverses du code général des collectivités territoriales ainsi que la circulaire (n° NOR : IOCB1032174C) du 14 décembre 2010 et la note d'information du service interministériel des Archives de France du 18 octobre 2011 ne concernent que les registres communaux des délibérations du conseil municipal et décisions ou arrêtés du maire. Ces dispositions ne sont donc pas applicables aux registres des actes de l'état civil, dont la tenue relève exclusivement des dispositions du décret n° 62-921 du 3 août 1962. Celui-ci pose en son article 1er l'exigence d'une reliure en registre des actes de l'état civil établis sur feuilles mobiles.

L'arrêté du 24 septembre 1962 modifié relatif à la tenue de l'état civil sur feuilles mobiles en mairie précise par ailleurs que les actes sont préalablement reliés de manière provisoire avant toute reliure définitive généralement opérée lors de la clôture annuelle des registres. Les paragraphes 34 et suivants de l'Instruction générale relative à l'état civil précisent les conditions de confection et de la tenue des registres des actes de l'état civil.

Ainsi les classeurs provisoires destinées à recevoir les actes de l'état civil "doivent être conçus de telles sortes que les feuilles ne puissent aisément s'en échapper et que le système de fermeture ne détériore pas les feuilles qui y sont placées et ne risque pas de rendre plus difficile la reliure définitive". L'instruction précitée poursuit en recommandant l'emploi d'une reliure définitive permettant de garantir la solidité et la durabilité des registres. Dès lors, si des offres commerciales proposent des reliures utilisant la technique du "pressage/serrage" dont il n'est pas certain qu'elles garantissent une reliure définitive, il conviendrait de ne pas y donner suite.  

Dans le cadre de la révision de l'instruction générale relative à l'état civil, actuellement en cours à la Chancellerie, les qualités requises tant pour la reliure définitive que pour les classeurs provisoires spécifiques aux actes de l'état civil seront à cet égard davantage précisées. »

Voir question écrite au Sénat.

Le récolement des archives communales et intercommunales

Le 18/04/2014

Le récolement suite aux élections municipales (voir circulaire SIAF du 3 mars 2014)

À chaque renouvellement de municipalité, dans le délai d’une année suivant l’élection, l’ancien et le nouveau maire – même s’il s’agit de la même personne – sont tenus légalement de contresigner trois exemplaires d’un procès-verbal de prise en charge des archives ainsi que du récolement de celles-ci. 

Le récolement est l’inventaire topographique des collections d’archives d’une collectivité, avec indication de l’état des documents.

Ces exemplaires sont destinés :

- au maire sortant,

- à la Directrice des Archives départementales des Bouches-du-Rhône (titulaire de la délégation préfectorale de contrôle des archives publiques),

- à être conservé au sein des Archives municipales.

Ce récolement doit correspondre exactement à la réalité, car un document indiqué sur la liste doit toujours pouvoir être présenté : la reprise des récolements précédents n’est donc pas possible.

Le maire, dépositaire des Archives municipales, est civilement et pénalement responsable de leur intégrité et de leur conservation. Cette procédure correspond à un transfert de responsabilité en cas de perte de documents.

Concernant les établissements publics à coopération intercommunale (EPCI), le récolement n’est pas obligatoire mais il est recommandé pour des questions de bonne gestion des archives.  

Depuis 1994, le Centre de gestion des Bouches-du-Rhône propose les compétences de son Service d’aide à l’archivage adapté aux problématiques propres aux archives communales, apportant l’expertise d’archivistes diplômés et des solutions techniques à même de répondre aux nécessitées liées à la gestion documentaire.
La réalisation de récolement est partie intégrante de nos activités qui nous ont menées dans plus d’une soixantaine de collectivités du département. 

Le Service d’aide à l’archivage du Centre de gestion se tient à votre disposition pour vous accompagner dans cette démarche.

Pour nous contacter cliquer ici.