Les archives des élus
Le 04/04/2014
Les Archives des élus :
A l’occasion des élections municipales de 2014, nous vous rappelons les dispositions règlementaires à appliquer par rapport aux archives produites par un élu au cours de son mandat. Ces archives représentent des archives publiques et doivent donc faire l’objet d’un versement aux archives de la commune à l’issue du mandat de l’élu (article L.211-4 du Code du Patrimoine).
En effet, les dossiers traités par un élu dans l’exercice de ses fonctions publiques appartiennent à la collectivité et ne peuvent être considérés comme des « papiers personnels » même s’ils comportent des notes. Ces documents d’archives publiques sont donc soumis à la législation et à la réglementation qui s’y rapportent et doivent, à l’échéance de leur durée d’utilité administrative, être versés au service d’archives de la commune.
En revanche, les dossiers traités par l’élu dans l’exercice des ses activités militantes (responsable ou représentant d’un parti politique) constituent quant à eux des archives privées (correspondances, discours, tracts, agenda, etc.) mais peuvent faire l’objet d’un dépôt ou d’un don au service d’archives de la commune.
Nous vous rappelons que toute destruction d’archives est rigoureusement interdite sans autorisation préalable du Maire de la commune concernée et de la Directrice des Archives départementales des Bouches-du-Rhône (qui exerce le contrôle scientifique et technique au nom de l’Etat).
Les peines encourues par des élus ou fonctionnaires en cas de détournement d’archives publiques ou de destruction sans autorisation (art. L.214-3 et suivants du Code du Patrimoine) sont de 10 ans d'emprisonnement et 1 000 000 euros d'amende pour acte volontaire (art. 432-15 du Code pénal) ou d’un an d'emprisonnement et 15 000 euros d'amende pour acte commis par négligence (art. 432-16 du Code pénal).
Le Service d’aide à l’archivage du Centre de gestion des Bouches-du-Rhône se tient à votre disposition pour répondre à vos questions sur le sujet.
Les archives des élus
Le 28/03/2014
A l’occasion des élections municipales de 2014, nous vous rappelons les dispositions règlementaires à appliquer par rapport aux archives produites par un élu au cours de son mandat. Ces archives représentent des archives publiques et doivent donc faire l’objet d’un versement aux archives de la commune à l’issue du mandat de l’élu (article L 211-4 du Code du Patrimoine).
En effet, les dossiers traités par un élu dans l’exercice de ses fonctions publiques appartiennent à la collectivité et ne peuvent être considérés comme des « papiers personnels » même s’ils comportent des notes. Ces archives publiques sont donc soumises à la législation et à la réglementation qui s’y rapportent et doivent, à l’échéance de leur durée d’utilité administrative, être versées au service d’archives de la commune.
En revanche, les dossiers traités par l’élu dans l’exercice des ses activités militantes (responsable ou représentant d’un parti politique) constituent quant à eux des archives privées (correspondances, discours, tracts, agenda, etc.) mais peuvent faire l’objet d’un dépôt ou d’un don au service d’archives de la commune.
Nous vous rappelons que toute destruction d’archives est rigoureusement interdite sans autorisation préalable du Maire de la commune concernée et de la Directrice des Archives départementales des Bouches-du-Rhône (qui exerce le contrôle scientifique et technique au nom de l’Etat).
Les peines encourues par des élus ou fonctionnaires en cas de détournement d’archives publiques ou de destruction sans autorisation (art. L.214-3 et suivants du Code du Patrimoine) sont de 10 ans d'emprisonnement et 150 000 euros d'amende pour acte volontaire (art. 432-15 du Code pénal) ou 1 an d'emprisonnement et 15 000 euros d'amende pour acte commis par négligence (art. 432-16 du Code pénal).
Le Service d’aide à l’archivage du Centre de gestion des Bouches-du-Rhône se tient à votre disposition pour répondre à vos questions sur le sujet.
L’entretien des archives communales
Le 13/01/2014
Une dépense obligatoire inscrite dans le budget communal
Les communes sont propriétaires de leurs archives. À ce titre, elles doivent en assurer l’entretien et la conservation. Le Code général des collectivités territoriales le stipule dans son article L 2321-2 qui dresse la liste des dépenses obligatoires pour les communes : « les frais de bureau et d’impression pour les services de la commune et les frais de conservation des archives communales et du recueil des actes administratifs du département ».
Le Conseil municipal doit donc inscrire dans son budget cette dépense obligatoire pour l’entretien du fonds d’archives. Il peut s’agir des frais de personnel, de l’entretien des locaux, d’achat d’outils de conditionnement, d’opération de restauration, d’ouverture au public, d’organisation d’une exposition etc.
Des possibilités d’octroi de subventions
Pour toutes ces opérations, la commune peut effectuer des demandes de subventions auprès de différents partenaires afin de réduire fortement les coûts engendrés. Concernant les travaux de restauration des archives, et essentiellement des registres de délibérations, d’arrêtés et d’état civil, des subventions peuvent être octroyés jusqu’à hauteur de 80% par la région, le Conseil général mais également la Direction régionale des affaires culturelles (DRAC) (subventions obligatoires attribués par le Conseil général pour les communes de moins de 1 000 habitants). D’autres subventions peuvent être obtenues pour l’achat de rayonnages neufs, pour le réaménagement ou la construction d’un local à archives.
Le transfert du fonds pour réduire les frais de conservation
Pour assurer aux documents les meilleures conditions de conservation et en réduire ainsi les frais, les communes de moins de 2 000 habitants peuvent déposer leurs archives centenaires, les registres d’état civil de plus de 150 ans et les plans et registres cadastraux ayant cessés d’être en service depuis plus de 30 ans aux Archives départementales (Code du patrimoine article L 212-11).
Les communes de plus de 2 000 habitants peuvent également, par dérogation du Préfet, déposer leurs archives après délibération du Conseil municipal (en cas de mauvaises conditions de conservation par exemple). Elles restent cependant propriétaires de leurs archives et peuvent, par simple courrier adressé au Préfet du département, obtenir leur restitution dès lors que les conditions sanitaires le permettent (Code du patrimoine article L212-12).
Le Service d’aide à l’archivage du Centre de gestion
Enfin, les communes ne disposant pas d’archiviste ont la possibilité d’avoir recours au Service d’aide à l’archivage du Centre de gestion des Bouches-du-Rhône. Celui-ci mettra à disposition de la commune, un archiviste qualifié, qui après la réalisation d’un audit, effectuera des opérations d’éliminations et de tri afin d’améliorer les conditions de conservation du fonds communal et ainsi de toujours réduire les frais d’entretien.
Gestion des courriers électroniques dans les collectivités locales
Le 02/10/2013
Les courriers électroniques sont de plus en plus utilisés dans l’administration locale. Ceci tient au fait qu’ils permettent une grande facilité de transmission de l’information. Cependant, ce type de documents pose des problèmes à la fois techniques et juridiques.
Depuis la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000, l’écrit électronique est doté de la même force probante que l’écrit sur support papier. Ces dispositions ont été transposées dans le Code civil aux articles 1316-1 à 1316-4.
Cependant, l’article 1316-1 stipule que, pour être admis comme preuve, l’écrit électronique doit apporter des garanties concernant l’auteur ainsi que l’intégrité du document.
Ceci implique pour les collectivités de mettre en place une politique d’archivage des mails afin d’assurer la traçabilité de l’information.
Le courrier électronique se définit comme "tout message, sous forme de texte, de voix, de son ou d'image, envoyé par un réseau public de communication, stocké sur un serveur du réseau ou dans l'équipement terminal du destinataire, jusqu'à ce que ce dernier le récupère", conformément à l'article 1-IV al.5 de la loi pour la confiance dans l'économie numérique.
La mise en place d’une politique d’archivage se justifie pour plusieurs raisons. Tout d’abord, comme expliqué plus haut, il est nécessaire de pouvoir identifier l’auteur des courriels. Ensuite, il est important pour la collectivité de pouvoir retrouver l’information rapidement en ayant la garantie de son contenu.
Au-delà des contraintes juridiques, une gestion des flux de courriels permet d’éliminer les informations inutiles tout en sécurisant les plus importantes. Ceci est d’autant plus nécessaire que les volumes que représentent les bases mails augmentent de façon exponentielle, en raison des pièces jointes liées aux messages.
Une politique d’archivage des mails doit suivre quelques principes essentiels. Il est important de prendre en compte les flux entrants et sortants afin d’avoir l’ensemble de l’information sur un dossier. D’un point de vue technique, il faut faire le choix de formats ouverts qui seront lisibles dans le temps. Pour les supports, il faut privilégier les W.O.R.M (write once, readmany) qui permettent une seule écriture mais des lectures multiples par la suite.
La collectivité doit fixer, comme pour les documents papiers, des règles de gestion et de conservation. Ceci doit être fait en prenant en compte les contraintes légales de durée de conservation et les besoins des services. Le choix de conservation doit aussi être évalué en fonction des volumes.
Enfin, il doit être prévu un scellement et un horodatage qui apporteront des garanties sur l’auteur, l’intégrité et la date de création du document.
Une fois mise en place une politique d’archivage des courriels, la collectivité doit mettre en place des audits réguliers. Ces audits permettront de vérifier que les règles fixées sont bien suivies mais aussi de les faire évoluer. Ces évolutions seront dues, soit à des modifications du cadre juridique et réglementaire, soit aux besoins de la collectivité et des utilisateurs.
Dématérialisation des procédures administratives
Le 17/04/2013
L’instance nationale partenariale sur l’e-administration, réunissant les associations d'élus et les administrations de l'Etat sur les projets d'administration numérique impliquant les deux parties, s’est réunie en mars pour examiner des nouveaux projets.
Bien évidemment ces procédures administratives dématérialisées entraînent des changements dans le traitement de la production des documents administratifs.
Elément notable, les collectivités locales vont bientôt avoir accès à la solution de téléservice I-subventions développée par la Direction interministérielle de l'action publique (Dimap). Via un portail dédié, toute association pourra déposer un dossier de demande de subvention auprès de plusieurs organismes partenaires. Des phases de test sont actuellement en cours dans des communes, des Conseils généraux et des Conseils régionaux. Ce guichet unique permettra de réduire notablement les dossiers sous format papier déposés auprès des collectivités.
Rappelons tout de même que ces documents électroniques constituent des archives publiques Article L211-1 du Code du patrimoine. A ce titre, elles sont soumises aux mêmes règles de traitement et de conservation que les archives papiers. Une attention toute particulière doit être portée sur les documents qui pourront faire l’objet d’un contrôle de la chambre régionale des comptes.
Dématérialisation des dossiers d’agents et durée de conservation
Le 29/01/2013
Suite à la publication du décret n°2011-675 concernant la gestion sur support électronique des dossiers individuels des agents publics, le Ministère de la réforme de l’Etat, de la décentralisation et de la Fonction publique vient de publier un arrêté relatif à la composition de ce dossier.
L’arrêté du 21 décembre 2012, vient préciser les éléments qui constituent le dossier individuel. Cet arrêté réaffirme que ces documents constituent des archives publiques et donc sont soumis aux mêmes règles que les documents sur support papier.
En annexe de cet arrêté, un tableau rappelle la nomenclature de ces documents. Il précise aussi le sort final de ces documents (conservation ou élimination) ainsi que leur durée d’utilité administrative. Ce décret constitue donc un outil important pour la gestion des dossiers individuels d’agents.
