Procédure de reliure des registres
Le 03/02/2012
Depuis le 1er janvier 2011 les collectivités locales se doivent de tenir leurs registres de délibérations et d’arrêtés selon les termes de la circulaire IOCB 1032174C du 14 décembre 2010.
Les délibérations et arrêtés doivent faire l’objet d’une reliure en registre. La circulaire prévoit notamment l’interdiction de l’utilisation de papier autocollant.
Devant cette nouvelle procédure, de nombreuses entreprises ont proposées des solutions de reliures par serrage. Celle-ci est proscrite dans la circulaire du Service Interministérielle des Archives de France, DGP/SIAF/2011/019. Cette circulaire évoque la présence de parties métalliques dommageables pour la conservation des documents.
Il est rappelé dans cette circulaire que la reliure des registres doit être réalisée avec des matériaux neutres et stables dans le temps. Le type de reliure doit être le même que ce que les communes ont pour habitude de faire réaliser pour les registres d’état-civil.
La Carte Nationale d’Identité Electronique
Le 13/05/2011
Le 27 avril a débuté au Sénat le débat sur la proposition de loi concernant la modification de la législation pour la protection de l’identité des personnes. Le rapport du sénateur François Pillet a été remis au Parlement. Le débat devrait débuter à l’Assemblée Nationale durant le mois de mai.
Le but de ces travaux législatifs est la sécurisation de l’identité. Si les cas ne sont pas forcément très nombreux, les conséquences peuvent être très graves pour les victimes d’usurpation.
Pour le moment, il se dégage deux grandes lignes. Premièrement, la présence de deux puces renfermant des informations ne pouvant communiquer ensemble. Tout d’abord une puce dite régalienne avec des éléments biométriques, notamment 8 empreintes digitales.
Une seconde puce dite de "vie quotidienne", contiendra les données d’identification classique (nom, prénom, adresse). Cette deuxième puce permettra notamment de s’identifier dans le cadre du commerce en ligne ou de démarche administrative par voie électronique.
Deuxièmement, l’axe le plus important du projet de loi est la constitution d’un fichier central. Il semble que cela soit le point le plus délicat pour le législateur. Un certain nombre de mesures seront mises en place afin de protéger les données personnelles. Il est notamment prévu que les données biométriques ne pourront être utilisées dans le cadre d’une recherche criminelle. L’identification d’une personne enregistrée dans la base, par des procédés informatiques de reconnaissance faciale, serait interdite.
Le directeur de l’Agence Nationale des Titres Sécurisés, avait annoncé son ambition de pouvoir délivrer les premières CNIE avant la fin de l’année 2011.
Accès aux documents pour les élus d’une collectivité locale.
Le 02/05/2011
L’accès aux documents a été l’objet d’une question écrite au ministre de l’intérieur, de l’outre-mer, des collectivités locales, de l’immigration par un sénateur.
La réponse ministérielle reprend des éléments déjà inscrits dans le code des collectivités territoriales et dans la jurisprudence du Conseil d’Etat : l’accès aux documents comportant des informations sur les affaires de la commune et qui font l’objet d’une délibération est affirmé.
L’ensemble des projets de délibération et les documents préparatoires aux séances du Conseil municipal doivent être communiqués. Le maire peut définir les modalités par lesquelles l’information est fournie aux conseillers municipaux. Cependant, il ne peut être plus restrictif que le cadre général d’accès aux documents administratif pour l’ensemble des administrés.
La forme de diffusion des informations peut être envisagée sous forme informatique si le conseil municipal en accepte l’usage.
Cependant, les élus n’ont pas un accès privilégié à l’information, comme le rappelle la Commission d'Accès aux Documents Administratifs (CADA) dans son rapport d’activité de 1999.
Par exemple les conseillers municipaux peuvent avoir accès aux documents budgétaires soit par une consultation sur place gratuite, soit par délivrance de copies moyennant le paiement d’un prix qui ne peut excéder celui de la reproduction.
L’accès à l’information des élus s’inscrit donc pour une large part dans le cadre général de l’accès aux documents administratifs prévus par la loi pour l’ensemble des administrés.
Réunion des archivistes itinérants de CDG
Le 15/04/2011
Dans le cadre de leurs missions, de nombreux CDG proposent des prestations de soutien à la gestion administrative et technique des collectivités publiques.
Ainsi, les missions d’aide à l’archivage constituent autant de réponses adaptées aux différentes problématiques que peut rencontrer toute administration territoriale dans la gestion de ses archives. Elles s’opèrent par la mise à disposition d’archivistes professionnels qui interviennent conformément au cadre réglementaire obligatoire des archives publiques.
A l’initiative du Service d’aide à l’archivage du Centre de gestion des Bouches-du-Rhône (CDG 13) une journée d’étude a été organisée dans ses locaux d’Aix-en-Provence, le jeudi 31 mars 2011.
Ce sont près de vingt services d’archives itinérants, représentés par trente-six archivistes et/ou responsables de service, qui ont participé à cette journée d’étude, à laquelle était associée une représentante du Service Interministériel des Archives de France (SIAF).
Cette journée a permis d’échanger sur différents modes de fonctionnements des services, et d’appréhender leurs missions, les relations avec leurs différents partenaires institutionnels, ainsi que les évolutions de leurs outils d’intervention et le développement de leurs missions.
Cette journée, qui sera reconduite en 2012, a été close par Michel Amiel, président du CDG 13, maire des Pennes Mirabeau, vice président du Conseil Général.
Tenue des registres communaux : publication d'une circulaire d’application
Le 13/01/2011
La circulaire se reportant au décret n°2010-783 du 8 juillet 2010 a été publiée le 14 décembre 2010, avec prise d’effet au 1er janvier 2011.
Ces modifications entraînent des changements importants dans le fonctionnement administratif des communes, et posent de nombreuses questions pratiques.
Devant les nombreux problèmes présentés par les feuilles autocollantes, notamment le jaunissement dû à l’acidité de la colle, les délibérations et les arrêtés doivent être reliés.
Il est donc interdit d’insérer les feuillets par collage, thermocollage ou montage sur onglet.
Les documents doivent être reliés au maximum tous les ans. Pour les communes de moins de 1000 habitants le délai peut-être étendu à cinq ans.
Devant le risque important de perte de documents isolés il est préférable de réaliser des registres de façon très régulière.
Pour les formats A3, il est conseillé de réaliser un volume de 100 à 200 feuillets.
Pour les formats A4, il est conseillé de réaliser un volume de 150 à 200 feuillets.
Deux normes sont stipulées dans le décret d’application. La première concerne le papier à utiliser pour l’impression des documents. Le papier doit répondre à la norme ISO 9706-1999. Le papier doit être de couleur blanche et les formats A4 et A3 sont recommandés.
La deuxième concerne l’encre qui doit être utilisée, celle-ci doit être stable et neutre. Elle doit correspondre aux critères de la norme ISO 11798-1997.
Les registres de délibérations, d’arrêtés (y compris les permis de construire), de décisions du maire, ainsi que les actes de publication et de notification (selon l’article L.213-1 du CGCT) certifiant « que le maire certifie, sous sa responsabilité, le caractère exécutoire » des actes pris par les autorités communales.
Cette modification du code des collectivités territoriales concerne les communes les EPCI, et les syndicats mixtes.
Les CCAS ne sont pas dans l’obligation de se conformer à cette nouvelle réglementation. Toutefois, son extension aux registres de CCAS est fortement recommandée par les Service interministériel des archives de France.
Dans le cadre de la réforme des collectivités territoriales, le contrôle de légalité est effectué a postériori. Les prérogatives du maire en la matière font qu’il est désormais responsable de la tenue et de la numérotation des registres communaux.
On ne doit numéroter que les folios. En d’autre terme il suffit d’apposer la numérotation sur le côté recto de la feuille.
Les feuillets peuvent être imprimés au recto et au verso. Ils peuvent être également imprimés qu’au recto, le verso devra alors être barré d’un trait oblique.
Le registre des arrêtés du maire doit être tenu de façon centralisée au sein de la commune. Les registres tenus par service (urbanisme ou ressources humaines par exemple) ne peuvent constituer qu’une copie réalisée pour simplification de fonctionnement.
Les registres de délibérations doivent comporter une table par date et par objet. Celle-ci doit être insérée après le dernier document de chaque année civile.
Pour leur bonne conservation, il convient de mettre les registres à l’abri de source de chaleur et de la lumière directe. De plus, il est indispensable de les rassembler dans une armoire forte et fermée. Celle-ci devra toutefois être ouverte au moins une fois par jour afin de permettre à l’air de se renouveler.
Vous pouvez trouver l’instruction sur le site internet du SIAF.
Sur le site internet du Centre de gestion, d’autres questions, d’autres actualités sur les archives.
Le Service d’aide à l’archivage du Centre de gestion reste à votre disposition pour toute autre question, n'hésitez pas à utiliser le formulaire de contact.
Comment éliminer ses archives ?
Le 06/12/2010
Cette opération doit être effectuée dans le cadre réglementaire édicté par la Service interministériel des Archives de France (SIAF) qui détermine les délais de conservation de chaque document, ainsi que leur sort final : conservation ou destruction.
Si les documents n’ont plus de valeur légale, ni d’utilité administrative et s’ils ne revêtent pas un intérêt historique, ils peuvent être détruits avec l’accord du Directeur des Archives départementales, titulaire de la délégation préfectorale de contrôle des archives publiques.
Il est alors nécessaire de rédiger un bordereau d’élimination dûment complété des informations suivantes :
- l’intitulé du service, le nom et les coordonnées du correspondant archives
- les types de documents proposés à l’élimination, ainsi que leurs dates extrêmes (date la plus ancienne et date la plus récente)
- le métrage linéaire total (1 boîte de 10 cm de large = 0,10 mètre linéaire).
Le bordereau d’élimination doit être soumis à la signature du maire ou du président et envoyé, en deux exemplaires, au Directeur des Archives départementales des Bouches-du-Rhône pour validation à l’adresse suivante :
Madame la Directrice des Archives départementales des Bouches-du-Rhône
18-20 rue Mirès
13003 Marseille
Vous pouvez trouver un modèle sur le site des Archives départementales des Bouches-du-Rhône.
Ce n’est qu’au retour du bordereau visé par le directeur des Archives que vous pouvez procéder à la destruction des documents, qui doit s’opérer de façon confidentielle.
Sur le site internet du Centre de gestion, vous trouverez d’autres questions, et d’autres actualités sur la gestion des archives.
Le Service d’aide à l’archivage du Centre de gestion reste à votre disposition pour toute autre question, n'hésitez pas à utiliser le formulaire de contact.
